WhatsApp para empresas: qué es y cómo usarlo

En el vertiginoso mundo digital actual, conectarse con los clientes de forma rápida y eficiente es más importante que nunca. Entra en WhatsApp Business, una versión especializada de la popular aplicación de mensajería diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas.

A diferencia de la aplicación habitual de WhatsApp que se utiliza para los chats personales, WhatsApp Business proporciona a las empresas potentes herramientas diseñadas para la comunicación, las ventas y el soporte con los clientes.

Con funciones como perfiles empresariales personalizables, catálogos de productos, respuestas rápidas y mensajería automática, WhatsApp Business ayuda a las empresas a mantenerse organizadas y con capacidad de respuesta. Permite a las empresas mostrar información esencial, gestionar las consultas de los clientes con facilidad y ofrecer una experiencia más profesional.

Al aprovechar la gran popularidad de WhatsApp, las empresas pueden interactuar con los clientes en una plataforma que ya conocen y en la que confían, lo que la convierte en una herramienta esencial para construir relaciones e impulsar el crecimiento.

¿Qué es una cuenta empresarial en WhatsApp?

Cuenta de WhatsApp para empresas: descripción general

Una cuenta empresarial en WhatsApp es un tipo especial de perfil creado con WhatsApp Business, una aplicación diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas.

Esta cuenta permite a las empresas presentarse de manera profesional al mostrar información comercial importante, como su dirección, horario de atención y sitio web, directamente dentro de la aplicación.

WhatsApp Business permite a las marcas comunicarse de manera más eficiente con los clientes a través de varias funciones clave. Las respuestas rápidas permiten a las empresas responder al instante a las preguntas más frecuentes, lo que ahorra tiempo y garantiza la coherencia de los mensajes.

Los catálogos permiten a las empresas mostrar sus productos o servicios directamente en el chat, para que los clientes puedan navegar y realizar consultas sin salir de WhatsApp.

Además, las respuestas automatizadas, como los mensajes de saludo y de alejamiento, ayudan a las empresas a reconocer a los clientes rápidamente, incluso cuando no están disponibles para responder personalmente.

Una cuenta personal de WhatsApp es para uso individual y no comercial. Solo incluye información personal básica y carece de funciones centradas en la empresa.

Por el contrario, una cuenta de WhatsApp Business está diseñada para la participación de los clientes y el crecimiento empresarial, y ofrece herramientas como respuestas rápidas, catálogos, mensajes automáticos y la posibilidad de organizar los chats con etiquetas.

Estas funciones facilitan a las empresas la gestión de las interacciones con los clientes, la prestación de un mejor soporte y la creación de relaciones más sólidas.

Ventajas de WhatsApp Business

WhatsApp Business ofrece un conjunto de funciones que ayudan a las pequeñas y medianas empresas a mejorar la comunicación con los clientes y la eficiencia operativa. Estas son las principales ventajas, respaldadas por los conocimientos actuales:

Marca profesional

Las empresas pueden crear perfiles completos que muestren su nombre, logotipo, descripción, dirección, sitio web y más. Esto ayuda a establecer una identidad profesional creíble y facilita que los clientes reconozcan tu marca3 y confíen en ella.

Confianza y verificación del cliente

Las cuentas comerciales verificadas con una marca de verificación verde aumentan la credibilidad y aseguran a los clientes que están interactuando con una empresa genuina.

Los perfiles detallados y la verificación aumentan la confianza y fomentan la participación.

Funciones automatizadas para la eficiencia

WhatsApp Business admite mensajes de saludo y ausentes automatizados, así como respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes.

Estas funciones ahorran tiempo, garantizan que los clientes reciban un reconocimiento rápido y permiten a las empresas gestionar las consultas incluso fuera del horario laboral.

Respuestas más rápidas y soporte mejorado

Las respuestas rápidas y los botones interactivos (como las opciones de llamada a la acción) permiten a las empresas ofrecer respuestas instantáneas y agilizar la atención al cliente, lo que se traduce en una mayor satisfacción y lealtad.

Comunicación organizada con etiquetas

Las empresas pueden usar etiquetas para clasificar y administrar los chats de los clientes, lo que facilita el seguimiento de las consultas, el seguimiento y la garantía de que no se pase por alto ningún mensaje.

Catálogos de productos y compras instantáneas

La función de catálogo permite a las empresas mostrar productos y servicios directamente en el chat, lo que convierte a WhatsApp en una tienda virtual y simplifica el proceso de compra para los clientes.

Conversaciones seguras y privadas

Todos los mensajes están protegidos con un cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que los datos y las conversaciones de los clientes permanezcan confidenciales y seguros.

Integración y escalabilidad

WhatsApp Business puede integrarse con los sistemas CRM y las herramientas de marketing, lo que permite a las empresas administrar los datos de los clientes, automatizar los flujos de trabajo y escalar las operaciones de manera eficiente.

Las funciones premium y la API de WhatsApp Business ofrecen opciones avanzadas para las empresas más grandes.

Interacción con los clientes en tiempo real

Con funciones como las notificaciones en tiempo real, los recordatorios y la posibilidad de iniciar conversaciones mediante códigos QR o enlaces cortos, las empresas pueden mantenerse conectadas con los clientes en cualquier momento y en cualquier lugar6.

Para obtener más información sobre estas funciones, visita la página oficial de WhatsApp Business página de características y guías recientes sobre las ventajas de WhatsApp Business.

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

WhatsApp Business está diseñado para agilizar la comunicación entre las empresas y los clientes al ofrecer herramientas y funciones especializadas que van más allá de experiencia estándar de WhatsApp.

Funciona al permitir a las empresas configurar un perfil profesional, gestionar las conversaciones de manera eficiente y automatizar los aspectos clave de la interacción con los clientes.

Funciones de mensajería

WhatsApp Business ofrece un conjunto de funciones de mensajería adaptadas a las necesidades empresariales:

Etiquetas para la organización del chat

Las empresas pueden asignar etiquetas a los chats, lo que facilita la categorización y la gestión de las conversaciones con los clientes. Por ejemplo, puedes usar etiquetas como «Nuevo pedido», «Pago pendiente» o «Completado» para saber en qué punto del proceso de venta se encuentra cada cliente.

Mensajes de saludo

Cuando un cliente envía un mensaje a tu empresa por primera vez o después de un período de inactividad, puedes configurar un mensaje de saludo automático. Esto ayuda a crear una primera impresión acogedora y profesional.

Respuestas rápidas

Con las respuestas rápidas, puedes guardar y reutilizar los mensajes que envías con frecuencia. Esta función ahorra tiempo y garantiza que las preguntas o respuestas comunes sean coherentes y precisas.

Si tu empresa está cerrada o no está disponible, los mensajes instantáneos pueden informar a los clientes de que responderás lo antes posible. Esto ayuda a gestionar las expectativas y mantiene informados a los clientes.

Estas funciones ayudan a las empresas a mantenerse organizadas, responder con rapidez y mantener un alto nivel de profesionalismo en cada interacción con los clientes.

Catálogo de WhatsApp

La función Catálogo de WhatsApp te permite mostrar tus productos o servicios directamente en la aplicación WhatsApp Business, lo que facilita a los clientes navegar y realizar consultas sin salir del chat. Así es como funciona:

• Mostrar productos o servicios:

Puedes añadir imágenes, nombres, precios, descripciones e incluso enlaces a sitios web para cada artículo de tu catálogo.

• Fácil de configurar:

Abre WhatsApp Business, ve a Configuración > Herramientas empresariales > Catálogo y, a continuación, pulsa «Añadir nuevo artículo» para subir imágenes e introducir los detalles. Puedes añadir hasta 10 imágenes por producto.

• Comparte al instante:

Comparta su catálogo con los clientes durante los chats, permitiéndoles ver y seleccionar productos en tiempo real.

• Profesional y práctico:

El catálogo proporciona una experiencia de compra profesional y agiliza el proceso de compra para los clientes.

Esta función es ideal para las pequeñas y medianas empresas que buscan aumentar las ventas y la participación directamente a través de WhatsApp.

Muestre sus productos o servicios directamente dentro de la aplicación. Los clientes pueden explorar tus ofertas y obtener información rápida sin salir de WhatsApp.

Cómo crear una cuenta empresarial de WhatsApp

Guía paso a paso

Para empezar a usar WhatsApp Business, sigue estos sencillos pasos:

1. Descarga WhatsApp Business:

Visita Google Play Store (para Android) o Apple App Store (para iOS) y descarga la aplicación WhatsApp Business.

2. Abre la aplicación y acepta los términos:

Abre WhatsApp Business en tu dispositivo. Lee y acepta las condiciones del servicio y la política de privacidad para continuar.

3. Regístrese con el número de teléfono de su empresa:

Introduce el número de teléfono de tu empresa; si lo deseas, puede ser el mismo que tu número personal, pero se recomienda usar un número dedicado para un enfoque más profesional.

4. Establezca el nombre, el logotipo y los detalles de su empresa:

Añade el nombre de tu empresa y sube tu logotipo o foto de perfil. Complete otros detalles relevantes, como la descripción de su empresa, la dirección y el sitio web, si están disponibles.

5. Empieza a personalizar tu perfil y tus herramientas de mensajería:

Explora la configuración de la aplicación para configurar el horario comercial, los mensajes de felicitación, las respuestas rápidas y tu catálogo de productos. Estas herramientas lo ayudan a comunicarse de manera eficiente y profesional con sus clientes.

Cómo separar una cuenta empresarial de WhatsApp de la personal

Para asegurarte de que tu cuenta de WhatsApp Business esté completamente separada de tu cuenta personal de WhatsApp, debes usar números de teléfono diferentes para cada cuenta. Esta es la forma más fiable de evitar mezclar la comunicación empresarial con la personal.

Si tu teléfono admite tarjetas SIM dobles, puedes usar una SIM para tu cuenta personal de WhatsApp y la otra para tu cuenta de WhatsApp Business. Esto permite que ambas cuentas funcionen de forma independiente en el mismo dispositivo, manteniendo todos los chats, contactos y notificaciones organizados y separados de forma ordenada.

Si solo tienes un número de teléfono pero quieres administrar ambas cuentas, puedes usar WhatsApp Web o Desktop para acceder a una cuenta en tu computadora mientras mantienes la otra en tu teléfono.

Por ejemplo, puedes usar tu WhatsApp personal en tu teléfono y abrir tu cuenta empresarial en WhatsApp Web. Sin embargo, este método es menos fluido y no es tan seguro como usar dos números diferentes.

Otro consejo útil es organizar tus contactos creando un grupo dedicado a los contactos profesionales dentro de tu cuenta de WhatsApp Business. De esta forma, puedes identificar rápidamente quién es un cliente y quién es un contacto personal, lo que facilita la gestión de tus comunicaciones y el mantenimiento de la privacidad.

Algunas herramientas, como Limpiar mi WhatsApp, puede ayudarte a limpiar tu historial de chat y a mantener separados tus datos personales y empresariales, pero asegúrate siempre de que las herramientas que utilizas sean seguras y fiables.

Si sigues estos pasos (usar tarjetas SIM duales, organizar contactos y aprovechar WhatsApp Web si es necesario), puedes mantener tus experiencias empresariales y personales de WhatsApp diferenciadas y profesionales.

Esta configuración le ayuda a mantener límites claros, proteger su privacidad y ofrecer un mejor servicio al cliente.

Cómo usar WhatsApp Business

Comunicación con el cliente

Usar WhatsApp Business para la comunicación con los clientes es simple y efectivo. A continuación te explicamos cómo puedes aprovechar al máximo la plataforma para conectarte con tus clientes:

Responder a las consultas de los clientes

Cuando los clientes envíen preguntas o mensajes a través de WhatsApp Business, responde con rapidez y profesionalidad. La función de respuestas rápidas de la aplicación te permite guardar las respuestas más comunes para que puedas responder más rápido y garantizar que los clientes reciban la información que necesitan sin demora.

Enviar actualizaciones de pedidos

Mantén a tus clientes informados enviándoles actualizaciones sobre sus pedidos directamente por chat. Ya sea para confirmar la recepción, notificar el procesamiento o actualizar el estado del envío, la mensajería instantánea ayuda a generar confianza y transparencia.

Ofrecer soporte al cliente

Usa WhatsApp Business como canal de asistencia directa. Los clientes pueden ponerte en contacto contigo para pedir ayuda, denunciar problemas o solicitar asistencia, y tú puedes resolver sus dudas rápidamente en el chat.

Los canales empresariales deben reunir más seguidores en el canal para garantizar que sus clientes estén al día con sus servicios y puedan exponer sus inquietudes cuando surjan. De esta manera, la comunicación se fortalece y ayuda a la empresa a ofrecer una mejor atención al cliente.

Los mensajes de bienvenida y de salida automatizados garantizan que los clientes siempre reciban una respuesta oportuna, incluso fuera del horario laboral.

Promociones y actualizaciones

WhatsApp Business es una herramienta excelente para mantener a tus clientes informados y comprometidos al compartir promociones, descuentos de temporada o anuncios comerciales importantes directamente a través del chat.

Puedes crear fácilmente mensajes que destaquen ofertas especiales, ofertas por tiempo limitado o próximos eventos y enviarlos a personas o grupos de clientes. Esta línea de comunicación directa garantiza que sus actualizaciones se vean rápidamente y ayuda a generar entusiasmo en torno a sus productos o servicios.

Analizando publicaciones que obtener más reacciones, las empresas pueden evaluar qué servicios son más populares entre sus clientes.

Además, puedes usar funciones como las actualizaciones de estado o las listas de transmisión para llegar a un público más amplio y, al mismo tiempo, mantener un toque personal. Al compartir regularmente promociones y actualizaciones relevantes, fomentas la repetición de tus negocios, fomentas la lealtad de los clientes y mantienes tu marca en primer plano.

WhatsApp Business en el escritorio/web

El uso de WhatsApp Business en el escritorio o en la web permite a las empresas gestionar los mensajes de los clientes y gestionar las campañas de marketing de forma más eficiente. La interfaz más grande facilita la escritura de respuestas, la organización de los chats y el acceso a las herramientas empresariales, todo ello desde tu ordenador.

Puede responder a las consultas de los clientes, comprobar las actualizaciones de los pedidos e incluso enviar mensajes promocionales con mayor rapidez y comodidad.

Las funciones como las respuestas rápidas, las etiquetas y las listas de difusión son totalmente accesibles en la versión de escritorio, lo que le ayuda a mantener la productividad y la capacidad de respuesta durante toda la jornada laboral.

Esta configuración es especialmente útil para las empresas con un gran volumen de mensajes o para los equipos que gestionan el servicio de atención al cliente, ya que agiliza la comunicación y mejora el flujo de trabajo general.

Mejores prácticas para el éxito empresarial de WhatsApp

Sea receptivo y profesional

Para aprovechar al máximo WhatsApp Business, procura siempre ser receptivo y profesional en tus interacciones con los clientes. Usa las respuestas automáticas para confirmar los mensajes rápidamente, especialmente cuando estás ocupado o fuera del horario laboral, para asegurarte de que los clientes se sientan escuchados de inmediato.

Aprovecha los mensajes rápidos para acelerar las respuestas a las preguntas comunes, lo que ayuda a mantener las conversaciones eficientes y coherentes.

La cortesía, la comunicación clara y las respuestas oportunas generan confianza y muestran a los clientes que valoras su negocio, lo que te ayuda a crear relaciones duraderas y una reputación de marca positiva.

Mantenga la información actualizada

Para ofrecer la mejor experiencia a tus clientes, es fundamental que mantengas toda la información de tu empresa actualizada en WhatsApp Business.

Asegúrate de que tu horario comercial refleje con precisión cuándo estás disponible, para que los clientes sepan cuáles son los mejores momentos para contactarte. Actualiza siempre la dirección de tu empresa si cambia, para asegurarte de que los clientes puedan encontrar tu ubicación fácilmente.

Además, revisa y actualiza tu catálogo con regularidad para que los listados de productos o servicios estén actualizados y sean correctos. Al mantener la información precisa, evitas confusiones, generas confianza y garantizas una experiencia fluida para los clientes cada vez que alguien interactúe con tu empresa en WhatsApp.

Respete la privacidad del usuario

Respetar la privacidad de los usuarios es una parte crucial para administrar un negocio exitoso en WhatsApp. Evita siempre enviar mensajes de spam o no solicitados, ya que esto puede frustrar a los clientes y dañar tu reputación.

En su lugar, concéntrese en generar confianza obteniendo un consentimiento claro antes de enviar mensajes promocionales, actualizaciones o boletines informativos. Esto significa ponerte en contacto únicamente con los usuarios que hayan expresado directamente su interés o hayan optado por recibir comunicaciones de tu empresa.

Al priorizar la privacidad y solicitar permiso, creas una experiencia positiva, fomentas la lealtad y te aseguras de que tus mensajes sean bienvenidos en lugar de ignorarlos o denunciarlos.

Conclusión

WhatsApp Business ofrece una forma eficaz y sencilla de conectar con tus clientes, ofrecer un soporte excepcional y reforzar la presencia de tu marca. Con funciones como la mensajería rápida, las respuestas automatizadas, los catálogos de productos y las actualizaciones sencillas, permite a las empresas de todos los tamaños comunicarse de manera eficiente y profesional.

Al adoptar WhatsApp Business, puedes generar confianza, fomentar la lealtad e impulsar el crecimiento. Te animamos a que configures tu cuenta de WhatsApp Business hoy mismo y comiences a explorar todo su potencial para llevar la interacción con tus clientes al siguiente nivel.